Адаптация персонала

Новый сотрудник, только что пришедший в Вашу компанию, зачастую пугается новой обстановки и своих новых обязанностей. Он еще не является частью корпоративной культуры организации, не имеет контактов и связей с другими сотрудниками, не имеет никакого представления о принятых правилах поведения в данном коллективе. Требуется время, на то чтобы сотрудник освоился, ознакомился с правилами, должностными инструкциями, познакомился с коллегами и втянулся в работу. Чтобы сократить это время, ускорить процесс вхождения сотрудника в новую должность и уменьшить количество возможных ошибок, связанных с освоением обязанностей, применяется система адаптации персонала.

Система адаптации представляет собой сложную структуру, включающую в себя несколько аспектов: социально-психологический, организационный, психофизиологический, профессиональный, технологический. Социально-психологическая адаптация предполагает знакомство с сотрудниками, с принятым в коллективе стилем поведения, понимание своей роли в служебной иерархии. Организационная адаптация предполагает уяснение различных организационных моментов, в том числе в бытовом плане. Психофизиологическая адаптация включает приспособление к определенному распорядку дня, графику работы. Ненормированный рабочий день, длительные командировки, сменный график работ – все это требует времени для привыкания. Профессиональная адаптация непосредственно связана с профессиональной деятельностью работника, привыканием к используемым технологиям работы, нормативам и техническим требованиям, к системе оценивания работы. Технологическая адаптация предполагает освоение специфического программного обеспечения, оборудования, внутрифирменной системы хранения информации. После прохождения адаптации сотрудник получает полную информацию, необходимую для эффективной работы, осваивает основные нормы корпоративной культуры организации, выстраивает отношения с коллегами, избавляется от чувства неопределенности и неловкости, приобретает лояльность по отношению к организации.

Каким образом разработать эффективную процедуру адаптации сотрудника?

Для начала необходимо выделить факторы, которые влияют на успешную адаптацию новых сотрудников, а также выработать критерии оценки эффективности процедуры адаптации. Затем следует определить круг мероприятий, необходимых для понимания и успешного принятия сотрудником существующих в организации норм и правил, а также определить круг лиц, которые будут проводить и контролировать эти мероприятия.

Первый день сотрудника в компании должен быть разработан заранее. Цель первого дня – формирование благоприятного имиджа компании в глазах нового сотрудника. Важно, чтобы заранее было подготовлено рабочее место, компьютер и набор канцелярских принадлежностей для нового сотрудника. Необходимо выдать ему так называемый комплект новичка, включающий в себя должностную инструкцию, локальные нормативные документы, корпоративные памятки, выпуск корпоративного издания, маркетинговые материалы, телефонный справочник, сувенирную продукцию с логотипом фирмы. Можно также вручить новичку «Справочник Сотрудника» с приветствием и напутствием руководителя, описанием миссии и целей компании, организационной структуры с именами, фотографиями, рабочими телефонами, адресами электронной почты, описанием функций различных корпоративных подразделений, сведениями о корпоративной символике, информацией об истории организации. Необходимо представить нового сотрудника его будущим коллегам, кратко рассказать о нем коллективу. Можно рассказать о его опыте работы, участии в различных проектах, о прошлых достижениях. Учтите, что качество отношений в коллективе во многом определяет результативность работы всего подразделения, поэтому важно заранее подготовить свою команду к приходу новичка. В период адаптации каждому сотруднику особенно важно проявить максимум открытости и доброжелательности по отношению к новичку, все должны быть готовыми к диалогу и оказанию поддержки. Но на практике с этим могут возникнуть трудности. Многие сотрудники, возможно, будут настроены критически и будут держаться отстраненно. Именно поэтому важно провести беседу со своим персоналом и обсудить приход нового сотрудника, тем самым подготовив свою команду к приходу новичка. Иногда большое количество вопросов со стороны новичка вызывает раздражение и недовольство остального персонала. Проблему помогут решить буклеты со всей необходимой для новичка информацией. С особо негативно настроенными сотрудниками придется провести беседы. Таким образом, действенная социально-психологическая адаптация заключается в приспособлении новичка к своему статусу и в значительной степени обусловлена его включением в межличностные отношения с коллегами.

Различают первичную и вторичную профессиональную адаптацию сотрудников. Первичная адаптация – это приспособление молодых кадров, не имеющих опыта работы. Вторичная адаптация – это адаптация работников, имеющих опыт работы и пришедших из других организаций. Для организации первичной адаптации вновь прибывших сотрудников, только что окончивших учебное заведение и не имеющих опыта работы, полезно использовать метод наставничества. Наставничество - форма воспитания и профессиональной подготовки новых сотрудников непосредственно на рабочем месте в организации. Наставник наблюдает за тем, как работает новичок, давая рекомендации по конкретным аспектам работы и предоставляя поддержку, поощрение и возможности для развития. Система наставничества позволяет преодолеть разрыв, возникающий между обучением и использованием полученных навыков в реальной работе. Система наставничества состоит из двух блоков: введение в должность и адаптация и собственно наставничество. Введение в должность проводится индивидуально, в зависимости от функций и обязанностей новичка и длится от трех дней до двух недель, в это же время руководители подразделений или координатор по обучению персонала рассказывают новичку обо всех подразделениях компании, о ее миссии и ценностях, о том, что принято, а что - нет. После такого вводного курса наставники дают новичкам различные задания, используя метод их постепенного усложнения, а затем вместе со своими подопечными разбирают ошибки. Новичкам также поручается выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом. Наставников должны отличать мотивация и заинтересованность в передаче своих знаний и опыта. Наставник должен быть терпелив и доброжелателен, но в то же время и требователен. Наставничество должно быть непрерывным и тщательно спланированным процессом, во время которого быть грамотно использованы инструменты мотивации нового сотрудника. Похвала за выполненную задачу является сильным стимулирующим фактором для новичка. Также необходима поддержка в случае совершения им ошибок. Очень важно адекватно оценивать возможности сотрудника. Такая работа обязательно принесет свои плоды. Как правило, после прохождения курса наставничества новичок превращается в уверенного в себе специалиста, отлично понимающего свои обязанности и роль в организации.

Необходимо осознать важность системы адаптации новых сотрудников и не пренебрегать ею. Усилия, приложенные на начальном этапе для раскрытия потенциала новичка, с лихвой окупятся в будущем. Вы получите уверенного, мотивированного сотрудника, принявшего ценности вашей компании, вписавшегося в корпоративную культуру, четко осознающего важность своей работы в организации и работы организации в целом. Такой сотрудник, скорее всего, надолго останется в вашей организации, а в будущем и сам будет участвовать в программе наставничества и адаптации новичков.